O sistema tributário brasileiro é muito amplo e burocrático, além disso, vive em constantes mudanças, exigindo diversas obrigações acessórias. Por isso, é muito importante que você tenha muito cuidado quanto à organização dos documentos fiscais da sua empresa.
Os documentos fiscais estão presentes desde as transações simples até as mais complexas, servindo como comprovação das mais diversas operações. Entre umas das atribuições principais, podemos citar o pagamento dos impostos, que, na maioria das vezes, são recolhidos no momento de compra e venda por intermédio da nota fiscal.
Com a criação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), apareceram vários tipos de documentos fiscais para atender a esse novo formato e, por este motivo, você deve organizá-los corretamente para estar sempre preparado caso seja necessário apresentá-los ao Fisco.
Pensando nisso, elaboramos este texto. Aqui, vamos mostrar como a organização dos documentos fiscais do seu negócio pode ser realizada para que, assim, você possa consultá-los com facilidade e agilidade. Confira!
Quais são os documentos fiscais?
Existem diversos documentos fiscais em uma empresa. Entre eles, podemos citar:
- Nota Fiscal de prestação de serviços (série A, B ou C);
- Nota Fiscal de fatura de serviços;
- livro de registro do Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza (ISSQN);
- carnê de pagamento;
- cupom fiscal;
- recibo de Retenção na Fonte (RF);
- Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF);
- Declaração Mensal de Serviços (DMS).
Existem diversas maneiras de organizar os documentos fiscais, conheça a seguir as nossas dicas!
Como organizar esses documentos?
1. Defina rotinas e práticas de arquivamento
Estabelecer práticas de organização e guarda desses documentos fiscais vai ajudar muito no dia a dia de trabalho, simplificando o acesso às informações.
É fundamental que toda equipe esteja engajada e que adote os mesmos hábitos, envolvendo o manuseio desses documentos tão importantes para o negócio. Além disso, o responsável pelo time deve ter atenção e auxiliar na rotina dos colaboradores, assegurando que as práticas sejam acertadas e todos trabalhem com objetivo em comum.
A conduta definida por todos os profissionais é uma técnica muito eficiente e que pode ser usada em vários departamentos da empresa.
2. Classifique os documentos por tipo
A classificação de documentos é muito vantajosa na prática de ordenação de dados. Você pode optar pela forma que vai funcionar melhor no seu negócio. Entre as maneiras mais utilizadas estão:
- classificação por cliente;
- classificação por espécie de documento;
- classificação por data.
Quando estabelecer a organização dos documentos fiscais da sua empresa, considere a quantidade de papéis que serão armazenados e qual prática será a mais adequada para o volume de emissão e consulta exigido.
3. Separe um lugar exclusivo para a guarda dos documentos fiscais
Defina um lugar onde esses documentos serão armazenados. Dependendo do tamanho da empresa, você pode utilizar gavetas, pastas, armários ou uma sala pequena.
Dessa forma, ficará mais fácil saber onde achá-los e garantir que nenhuma informação seja extraviada. O que importa é escolher um local que torne fácil a consulta e a busca por dados sempre que for preciso.
4. Utilize a tecnologia como aliada
Usar a tecnologia como aliada na organização dos documentos fiscais pode ser uma ótima ideia. Você pode contar com vários recursos que vieram para aprimorar e otimizar essa prática.
Por exemplo, hoje é possível armazenar todos os documentos fiscais na nuvem, assegurando não só a rápida localização das informações, como também a segurança de dados, tendo em vista que esse recurso é protegido contra os ataques de hackers e riscos de extravios.
Conseguiu perceber a importância de organizar os documentos fiscais da sua empresa? Então, não espere mais para colocar as nossas dicas em prática e evitar qualquer tipo de problemas.
E aí? O artigo foi útil para você? Então continue a visita em nosso blog! Leia agora mesmo o conteúdo “5 dicas para ter um bom controle financeiro empresarial” e conheça melhor sobre o assunto! Até a próxima!
