Fazer uma boa gestão da folha de pagamento é uma das atividades principais para quem deseja controlar a saúde financeira e garantir o sucesso e a competitividade do seu negócio.
Apesar da sua complexidade, manter os pagamentos dos funcionários em dia é uma obrigação, além de assegurar que os colaboradores estejam engajados e evitar ou diminuir os problemas relativos aos salários.
Com o progresso da empresa e do seu quadro de funcionários, fazer um gerenciamento eficiente da folha pode ser desafiador, porém, existem diversas maneiras de aprimorar a execução dessa tarefa.
Pensando nisso, vamos mostrar, neste post, 5 dicas para ajudá-lo a ter uma gestão de folha de pagamento mais eficaz. Acompanhe!
1. Especifique uma conta bancária para pagamento
Ter uma conta exclusiva para realizar o pagamento dos colaboradores da empresa simplifica a distinção desse tipo de despesa dos demais custos, facilita a comprovação de qualquer tipo de informação no caso de fiscalização e fornece uma visão mais abrangente a respeito dos gastos com salário dos funcionários, das reservas que deverão ser feitas para pagamentos futuros, além de benefícios e impostos que estão sendo pagos.
2. Busque prever alguns gastos
Sabendo de certas despesas e de quando elas ocorrerão, fica mais fácil planejar o seu pagamento. Os gastos com 13º salário, férias etc. devem ser considerados e projetados a partir do início do ano. Assim, você consegue evitar complicações no final do período por falta de dinheiro para cumprir com essas obrigações.
Quando você prevê essas despesas, é possível reservar o valor para o pagamento, livrando-se de ter que recorrer a empréstimos para cobri-las, o que poderia prejudicar toda a gestão financeira do negócio.
3. Controle as horas trabalhadas
Controlar as horas trabalhadas por profissional é essencial para que a folha de pagamento tenha resultados reais. Por isso, é muito importante que o registro da jornada de trabalho seja feito todos os dias pelos funcionários.
Conforme a lei trabalhista, toda empresa que tenha acima de 10 profissionais em seu quadro de colaboradores fica obrigada a fazer o registro do ponto, que pode ser feito tanto manualmente como por meio de aparelhos eletrônicos.
Desse jeito, é possível monitorar o horário de entrada, atrasos, pausas, saídas e horas extras realizadas. Com esses dados em mãos, o responsável tem conhecimento de todas as informações necessárias para fazer o cálculo da remuneração a ser paga ao funcionário e elaborar a folha de pagamento.
4. Utilize um sistema de gestão
Realizar o cálculo das folhas de pagamentos pode gastar muito tempo, principalmente quando a empresa é maior. Por esse motivo, contar com a tecnologia pode ser uma ótima ideia.
Existem softwares específicos disponíveis no mercado que realizam esse tipo de cálculo de maneira automática e ágil. Esses sistemas de gestão automatizam o controle da jornada de trabalho dos funcionários, fazem o gerenciamento do pagamento e emitem o holerite.
Contudo, vale ressaltar a importância de ter arquivada uma cópia da folha assinada pelo colaborador, que poderá ser usada como comprovante para possíveis situações com fins jurídicos ou de fiscalização.
5. Padronize os cargos e salários
Estabelecer uma estrutura de cargos e salários permitirá que os funcionários entendam como funciona todo o processo de fornecimento das remunerações, benefícios e gratificações. Além disso, eles conseguem detectar as chances de crescimento dentro da instituição e de como atingir esse objetivo.
Sabendo o cargo de cada funcionário e seu salário, é possível que você identifique, de forma clara, a quantidade de profissionais em cada setor ou cargo, o que torna o cálculo da folha de pagamento mais simples. E mais, consegue fortalecer os departamentos que estão obsoletos ou promover trabalhadores para outras atividades.
Agora que você já sabe como gerenciar melhor a folha de pagamento da sua empresa, que tal colocar nossas dicas em prática? Mas não se esqueça de contar com a ajuda de um profissional qualificado e que o auxilie a desenvolver uma gestão mais efetiva, que vai evitar grandes dores de cabeça e problemas com seus funcionários e, assim, garantir a produtividade e o lucro do seu negócio.
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